10 BƯỚC ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỖN HỢP HOÀN HẢO – ĐỪNG BỎ QUA LIVESTREAM

Tổ chức sự kiện hỗn hợp là một trong những từ khóa được tìm kiếm khá nhiều gần đây. Tình hình dịch Covid-19 và nhu cầu làm việc Work from home đang trở nên xu hướng chung của toàn cầu. Dần dần, chúng ta cảm thấy việc di chuyển và phải tham dự trực tiếp một sự kiện nào đó rất tốn thời gian và không cần thiết. Vì vậy, xu hướng mới của thời đại công nghệ số hiện nay chính là tổ chức sự kiện hỗn hợp. Và trong kế hoạch tổ chức đó, điều chúng ta cần đặc biệt lưu ý chính livestream sự kiện. Vậy bạn đã biết cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện hỗn hợp hiệu quả chưa? Tham khảo ngay bài viết hôm nay nhé.

Xem thêm: Ngành tổ chức sự kiện và nỗi ám ảnh khi Covid 19 quay lại

1. 10 bước tổ chức sự kiện hỗn hợp hoàn hảo

Tổ chức sự kiện hỗn hợp là một công việc khá mới và có rất nhiều khó khăn. Việc này đòi hỏi chúng ta phải có sự sáng tạo, linh hoạt và chuẩn bị kỹ càng. Có rất nhiều điều cần chuẩn bị cho một sự kiện hỗn hợp. Nhưng chúng ta sẽ chia nó thành 10 bước cơ bản sau nhé

1.1. Vạch rõ mục tiêu của sự kiện

Để lên một kế hoạch sự kiện hỗn hợp hiệu quả, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu của sự kiện. Tại sao bạn lại tổ chức sự kiện hỗn hợp? Điều mong muốn đạt được sau khi sự kiện kết thúc? Khách mời hoặc đối tượng bạn hướng đến là ai? Sản phẩm bạn đưa đến trong sự kiện hỗn hợp này là gì?…. Có khá nhiều câu hỏi được đặt ra. Chúng ta sẽ tóm tắt qua 2 mục tiêu cơ bản sau

• Mục tiêu vô hình: Tổ chức sự kiện hỗn hợp, bạn cần lưu ý xem liệu khách hàng sẽ cảm thấy vui khi tham gia sự kiện của mình không? Khách hàng nhận được gì khi kết thúc? Các giá trị về tinh thần, sức khỏe, sự hiểu biết, gắn kết,… của khách hàng có được nâng lên.
• Mục tiêu hữu hình: Đó là những phần thưởng, phần quà, tri ân khách hàng nhận được. Các sản phẩm của doanh nghiệp được đến gần hơn đến khách hàng của mình. Thông qua tặng quà, chương trình khuyến mãi là một cách.

1.2. Lập team ekip tổ chức sự kiện hỗn hợp

Bước tiếp theo trong kế hoạch sự kiện hỗn hợp chính là lập team ekip chính cho sự kiện. Họ sẽ là những người lên nội dung, ý tưởng. Cùng với đó là chịu trách nhiệm thực hiện và điều phối cả quá trình chương trình được chuẩn bị và thực hiện. Khối lượng công việc của tổ chức sự kiện hỗn hợp rất nhiều, một người không thể làm xuể và hiệu quả thành công lại không có. Vì thế, hãy phân chia hiệu quả các công việc cho team và người leader sẽ có vai trò khá quan trọng.

1.3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện hỗn hợp

Thời gian, địa điểm là những điều khá đặc biệt khi tổ chức sự kiện hỗn hợp. Khác với sự kiện online, lượng người tham gia trực tiếp chỉ bao gồm những diễn giả, những thành phần chính trong buổi sự kiện. Sự kiện hỗn hợp còn bao gồm cả khán giả thực và khán giả ảo. Lượng khán giả thực tuy không nhiều như sự kiện offline truyền thống nhưng cũng có một số lượng nhất đinh. Bạn phải xác định rõ thời gian nào thì phù hợp cho sự tham gia của hai đối tượng khán giả này. Địa điểm nào hợp lý cho việc livestream sự kiện đến khán giả online và sự tham gia của khán giả offline.

Xem thêm: 10 yếu tố giúp sự kiện có sức lan truyền

1.4. Xác định chủ đề của sự kiện

Trong các bước tổ chức sự kiện hỗn hợp, thì việc xác định chủ đề rất quan trọng. Nó chính là nội dung chính cho các bước công việc tiếp theo, là lí do mà buổi sự kiện chúng ta được tổ chức ra. Việc xác định nội dung, chủ để không chỉ đảm bảo tình đầy đủ, truyền tải huế thông tin mà còn tạo sự tò mò, hứng thú của người tham gia. Để xác định chủ đề, cần thực hiện

• Đặt tên cho sự kiện
• Tạo khẩu hiệu hay slogan cho sự kiện
• Tạo logo hoặc hình ảnh riêng cho sự kiện

1.5. Chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị

Việc tổ chức sự kiện hỗn hợp cần một số lượng trang thiết bị chuyên nghiệp riêng. Vì không chỉ quan tâm đến người tham gia thực, chúng ta phải đảm bảo nội dung truyền tải đến khán giả ảo đủ và chính xác. Hình ảnh, video và các thông tin được thể hiện sinh động, chất lượng và có tính chuyên nghiệp. Có rất nhiều trang thiết bị, nếu bạn không có khả năng kinh tế để chuẩn bị hết có thể thuê ngoài.

Xem thêm: Dịch vụ Rental House của Fast Motion

1.6. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện hỗn hợp chi tiết, rõ ràng

Sau khi thực hiện các bước tổ chức sự kiện hỗn hợp chung ban đầu, việc có một kế hoạch chi tiết rất cần thiết. Việc này sẽ giúp bạn xác định được các bước công việc cụ thể, timeline chương trình, khách mời, người phụ trách, người thực hiện và nội dung của từng phần trong chương trình. Một sự kiện hỗn hợp thành công là phải chạy đúng timeline, truyền tải hết nội dung và gây ấn tượng tốt với người tham gia.

1.7. Chọn nhà cung cấp dịch vụ và chuẩn bị setup cho sự kiện

Bạn có thể tự thực hiện hay tìm người đồng hành giúp bạn hoàn thành sự kiện. Tuy nhiên, có khá nhiều các bước cần có, công việc cần chuẩn bị. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hay lần đầu thực hiện, sẽ gặp rất nhiều khó khăn và khiến chúng ta trở nên bị động khi tổ chức, Vì thế, cách tốt nhất hãy chọn cho mình nhà cung cấp dịch vụ uy tín và chất lượng. Không bắt buộc phải bao quát hết buổi tiệc, chúng ta có thể chỉ thuê dịch vụ MC, dịch vụ sân khấu, thuê trang thiết bị,…

1.8. Khảo sát ban đầu để tổ chức sự kiện hỗn hợp

Hãy dự trù những tình huống xấu có thể phát sinh, cách khắc phục nó khi xảy ra. Chúng ta không chỉ quan tâm đến những người tham gia trực tiếp mà còn có khán giả trực tuyến. Việc cân bằng và thực hiện tốt cả 2 bên sẽ có khá nhiều vấn đề nảy sinh. Vì thế, hãy dự trù tất cả những tình huống.

Ngoài ra, trước ngày tổ chức sự kiện, hãy rà soát lại kĩ lần nữa xem  tiến độ của các công việc, việc thực hiện, những nội dung trong các bước và nội dung của chương trình.

1.9. Tiến hành tổ chức sự kiện hỗn hợp

Đây chính là bước quan trọng nhất, công đoạn gần như hoàn thành trong kế hoạch sự kiện hỗn hợp. Mọi công tác chuẩn bị đã thực hiện xong, người tổ chức cần linh hoạt, có kinh nghiệm, có khả năng ứng biến nhanh trước mọi tình huống. Ekip cần phối hợp nhịp nhàng, thống nhất và có hiệu quả.

1.10. Kết thúc sự kiện

Bạn không chỉ quan tâm đến giai đoạn bắt đầu và thực hiện sự kiện. Mà còn quan tâm đến công tác hậu kỳ khi kết thúc. Việc dọn dẹp, kiểm tra lại toàn bộ mọi thứ, trang thiết bị cần thiết. Đồng thời, hãy quan tâm đến cảm nhận của khách hàng khi sự kiện kết thúc nữa nhé. Liệu họ có hài lòng với những gì bạn đã chuẩn bị hay không? Lỗi ở đâu và rút kinh nghiệm

2. Những lưu ý quan trọng trong livestream sự kiện hỗn hợp

Như chúng ta đã nói rất nhiều, sự kiện hỗn hợp sẽ bao gồm hai đối tượng khán giả khác nhau. Đó là khán giả trực tiếp và trực tuyến. Khán giả trực tuyến chiếm số lượng rất lớn. Vì vậy, muốn truyền tải hết nội dung cũng như mang tính chân thực, tương tác của khán giả ảo này. Livestream là một bước công việc cần được quan tâm lưu ý.

Xem thêm: Dịch vụ livestream sự kiện Fast Motion

• Chọn một địa điểm có thể thuận tiện cho các góc quay: Nội dung đưa đến cho khán giả online phải đầy đủ và chất lượng. Phản ánh cụ thể, rõ nét, sinh động và mang tính thực tế. Vì vậy, các vị trí góc quay là điều đặc biệt quan trọng, không chọn những địa điểm hạn chế cho việc đặt máy quay.
• Lên kế hoạch quay livestream riêng: Việc này khá cần thiết. Sau khi chúng ta có kế hoạch chi tiết của cả sự kiện, chuẩn bị một kế hoạch quay livestream. Việc này không chỉ giúp bạn chủ động trong các nội dung mà còn có thể dự đoán các vấn đề và xử lý tốt.
• Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị: Cần những thiết bị chuyên dụng riêng cho việc quay hình livestream. Một chiếc điện thoại thì sẽ không đủ và thiếu tính chuyên nghiệp.

3. Tổ chức sự kiện hỗn hợp tại Fast Motion

Tổ chức sự kiện hỗn hợp đang dần trở thành xu hướng mới của những doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Khách hàng cần cho mình những người đồng hành. Và Fast Motion cũng đang là một trong những người đồng hành đó. Bạn cần một người có thể giúp đỡ, cùng bạn san sẻ những nỗi lo và quan trọng hơn là tổ chức sự kiện thành công. Vậy thì hãy liên hệ ngay với Fast Motion chúng tôi nhé. Tự tin là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi với những con người trẻ giàu nhiệt huyết sẽ giúp bạn một sự kiện hỗn hợp thành công. Đừng ngần ngại mà hãy nhấp chuột để tham khảo nhiều hơn về Fast Motion. Có thể chúng ta có duyên với nhau.