Top 5 nguyên tắc giúp ekip phối hợp hiệu quả trong ngày ghi hình (On set)

Ngày on set là ngày ghi hình thực tế, nơi toàn bộ ekip sản xuất phối hợp để triển khai các cảnh quay theo kế hoạch đã chuẩn bị trước đó. Đây cũng là giai đoạn quyết định tiến độ và hiệu quả của cả dự án. Để hạn chế phát sinh và giúp quy trình làm việc diễn ra thuận lợi hơn, ekip cần có sự thống nhất, giao tiếp rõ ràng và phối hợp nhịp nhàng ngay từ đầu. Dưới đây là 5 nguyên tắc giúp ekip phối hợp hiệu quả hơn trong ngày on-set.

1. Thống nhất nội bộ và phân chia vai trò rõ ràng

Nguyên tắc đầu tiên và cũng là nền tảng cho một ngày làm việc thuận lợi chính là việc thống nhất nội bộ, phân chia rõ vai trò, vị trí và nhiệm vụ của từng người trước khi bắt đầu. 

Mỗi cá nhân bước ra hiện trường cần biết chính xác mình phải làm gì, chịu trách nhiệm cho hạng mục nào và báo cáo công việc cho ai. Khi một người nắm rõ phạm vi công việc của mình, họ sẽ chủ động thực hiện mà không cần chờ đợi sự nhắc nhở. Ngược lại, nếu vai trò bị chồng chéo, bạn sẽ thấy tình trạng nhiều người cùng làm một việc nhỏ, trong khi những việc lớn lại bị bỏ ngỏ. Sự rõ ràng giúp loại bỏ những hiểu lầm không đáng có, từ đó tiết kiệm thời gian cho toàn bộ ekip.

Trước khi chính thức ghi hình, ekip nên dành thời gian để thống nhất lại quy trình làm việc. Tại đây, đạo diễn, tổ quay, tổ ánh sáng và tổ sản xuất cần ngồi lại để đi qua kịch bản một lần nữa. Mỗi cá nhân cần biết rõ vị trí của mình nằm ở đâu trong sơ đồ nhân sự và mình sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho ai, nhận nhiệm vụ cụ thể là gì. 

Việc phân chia vai trò rõ ràng giúp mỗi người chủ động hơn trong công việc thay vì liên tục chờ chỉ đạo. Đây cũng là cách giúp giảm áp lực cho người điều phối vì không phải xử lý quá nhiều việc cùng một lúc. Trong các production house, trước khi bắt đầu ghi hình thường sẽ có một buổi họp ngắn để rà soát lại toàn bộ kế hoạch trong ngày. Dù chỉ kéo dài vài phút nhưng đây là bước giúp cả ekip có thể phối hợp hiệu quả khi làm việc.

Xem thêm: Top 5 sai lầm phổ biến về Production House

2. Đảm bảo thiết bị và phương án dự phòng

Thiết bị ghi hình là công cụ trực tiếp tạo ra hình ảnh, nên việc kiểm tra thiết bị là bước cực kỳ quan trọng. Nguyên tắc quan trọng ở đây là phải đảm bảo máy móc hoạt động tốt, sạc đầy pin và luôn có sẵn thiết bị dự phòng.

Trước ngày bấm máy, bộ phận kỹ thuật cần dành thời gian rà soát lại toàn bộ danh sách thiết bị. Từ máy quay, ống kính, thẻ nhớ cho đến các loại dây cáp kết nối đều phải được kiểm tra tình trạng hoạt động. Đặc biệt khi di chuyển đến các bối cảnh quay ở những địa phương xa xôi hoặc nơi có điều kiện địa hình phức tạp, việc bổ sung pin sạc và tính toán nguồn điện tại hiện trường là rất cần thiết.

Tuy nhiên, dù máy móc có được chuẩn bị kỹ đến đâu, rủi ro hỏng hóc giữa chừng vẫn luôn hiện hữu. Đèn có thể hư hỏng, thẻ nhớ có thể bị lỗi, hoặc một thiết bị thu âm đột ngột không nhận tín hiệu. Chính vì vậy, việc chuẩn bị phương án dự phòng (backup) là cách an toàn nhất để bảo vệ thành quả của cả ekip. Có sẵn một thiết bị thay thế hoặc một cách giải quyết thay thế sẽ giúp mọi người không bị hoảng loạn. Công việc vẫn sẽ tiếp diễn nhịp nhàng, không làm gián đoạn cảm xúc của diễn viên cũng như tiến độ chung.

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê thiết bị quay phim, ống kính Miền Trung – Tây Nguyên

3. Sử dụng hệ thống liên lạc chuyên dụng

Không gian làm việc on set thường khá rộng, trải dài từ khu vực quay chính đến các khu vực hậu cần xung quanh. Thêm vào đó, âm thanh môi trường đôi khi rất ồn ào. Trong điều kiện này, ekip nên sử dụng hệ thống liên lạc Intercom hoặc bộ đàm để trao đổi thông tin nhanh chóng và liền mạch, từ đó phối hợp hiệu quả hơn. Sử dụng hệ thống liên lạc Intercom không dây (như các dòng Hollyland, Saramonic) hoặc bộ đàm giúp đạo diễn, quay phim và những người điều phối truyền đạt thông tin nhanh hơn giữa các bộ phận mà không làm ảnh hưởng đến quá trình ghi hình.

Để hệ thống liên lạc phát huy đúng tác dụng, người dùng cần giao tiếp ngắn gọn, rõ ý và đi thẳng vào vấn đề. Cần tránh trao đổi vấn đề không liên quan đến công việc, làm nghẽn kênh liên lạc chung. Sự liền mạch trong luồng thông tin chính là chất xúc tác giúp việc phối hợp hiệu quả diễn ra tự nhiên, giữ cho không khí làm việc luôn nhịp nhàng và tập trung.

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê thiết bị liên lạc Intercom dành cho đoàn phim tại Hà Nội

4. Quản lý thời gian và bám sát lịch trình (Timeline)

Thời gian trên set quay tỷ lệ thuận với chi phí vận hành. Do đó, quản lý thời gian là một nguyên tắc làm việc cực kỳ quan trọng đối với mọi production house. Vì thế, ekip đoàn phim cần bám sát lịch trình (timeline) nhằm giữ đúng tiến độ kế hoạch.

Lịch trình quay được xây dựng dựa trên sự tính toán kỹ lưỡng về thời điểm bắt đầu, thời lượng cho từng cảnh quay, thời gian di chuyển giữa các bối cảnh và cả thời gian ăn uống, nghỉ ngơi. Việc tuân thủ timeline giúp mọi thứ đi đúng quỹ đạo. Khi một bộ phận làm việc kéo dài hơn thời gian cho phép, nó sẽ tạo ra hiệu ứng dây chuyền, kéo theo các công việc phía sau bị trễ theo. Điều này dễ dẫn đến tình trạng mệt mỏi, làm ca đêm ngoài ý muốn, gây ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của các thành viên.

Để quản lý thời gian tốt, từng cá nhân phải tự giác chuẩn bị sẵn sàng cho phần việc của mình trước khi được gọi tên. Người điều phối cũng cần theo dõi đồng hồ liên tục, nhắc nhở các bộ phận về lượng thời gian còn lại cho mỗi set quay. Sự tôn trọng thời gian của nhau là cách thể hiện thái độ làm việc đúng đắn, giúp cả tập thể duy trì năng lượng tích cực từ sáng sớm cho đến khi kết thúc ngày làm việc.

5. Tuân thủ kịch bản (storyboard) đã thống nhất với khách hàng

Mục tiêu cốt lõi của ngày đi quay là thực hiện những gì có trên giấy thành hiện thực. Do đó, việc tuân thủ kịch bản (Storyboard), ghi hình đúng và đủ theo các cảnh quay đã thống nhất với khách hàng là điều bắt buộc. Việc tuân thủ Storyboard giúp đạo diễn và người quay phim kiểm soát được số lượng cảnh cần quay, góc máy cần lấy, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khung hình quan trọng nào phục vụ cho khâu dựng phim (hậu kỳ). Sự sáng tạo trên hiện trường là tốt, nhưng việc thay đổi quá nhiều ngay tại hiện trường dễ dẫn đến một số vấn đề như:

• Mất nhiều thời gian trao đổi lại.
• Phát sinh thêm chi phí.
• Kéo dài thời gian ghi hình.
• Làm ảnh hưởng đến tiến độ của các bộ phận khác.

Tuy nhiên, thực tế luôn ẩn chứa những biến số. Trong quá trình làm việc chắc chắn sẽ có những vấn đề phát sinh như thời tiết thay đổi đột ngột tại địa điểm quay, diễn viên gặp vấn đề sức khỏe, hoặc không gian bối cảnh không như khảo sát ban đầu. Lúc này, điều quan trọng nhất là các thành viên cần bình tĩnh, thẳng thắn trao đổi và làm theo hướng dẫn của người điều phối.

Người điều phối (thường là đạo diễn hoặc nhà sản xuất) sẽ là người có cái nhìn tổng quan nhất để đưa ra quyết định xử lý tình huống. Đứng trước sự cố, sự chỉ trích hay phàn nàn không giải quyết được vấn đề. Thay vào đó, sự hỗ trợ lẫn nhau và thực hiện đúng trách nhiệm cá nhân là yêu cầu cơ bản để hoàn thành công việc. Khi mỗi người đóng góp một phần công sức để tháo gỡ khó khăn chung, sự gắn kết của ekip sản xuất sẽ càng được củng cố vững chắc hơn.

6. Câu hỏi thường gặp FAQ

Production house có vai trò gì trong ngày ghi hình?

Production house là đơn vị tổ chức và điều phối các hoạt động sản xuất, đảm bảo các bộ phận phối hợp hiệu quả với nhau trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Ngày On-set là gì?

On-set là ngày ghi hình thực tế, nơi toàn bộ ekip sản xuất thực hiện các cảnh quay theo kế hoạch đã chuẩn bị trước đó.

Hệ thống liên lạc nào thường được sử dụng trong ngày On-set?

Intercom và bộ đàm là hai hệ thống liên lạc được sử dụng khá phổ biến để hỗ trợ trao đổi thông tin giữa các bộ phận.

Làm thế nào để hạn chế phát sinh trong ngày On-set?

Chuẩn bị kỹ trước khi ghi hình, phân chia nhiệm vụ rõ ràng, sử dụng hệ thống liên lạc phù hợp và bám sát kịch bản là những yếu tố quan trọng giúp hạn chế các vấn đề phát sinh.