HỘI NGHỊ TRỰC TUYẾN LÀ GÌ – HƯỚNG ĐI MỚI CHO HỌP HỘI NGHỊ
Nội dung
Nội dung
Hội nghị trực tuyến, teleconference đang trở thành một trong những giải pháp được quan tâm nhất hiện nay. Dịch Covid-19 làm cho hoạt động tập trung nhiều người trở nên khó khăn. Tuy nhiên, những buổi hội nghị, hội thảo, họp tổng kết cuối năm,… luôn là hoạt động thường niên cho doanh nghiệp hay chính phủ.
Và hội nghị trực tuyến giúp bạn giải quyết tất tần tật những vấn đề đó. Không chỉ áp dụng tốt trong thời gian dịch mà còn có tiềm năng phát triển lâu dài. Nó giúp giải quyết hoàn toàn những hạn chế về mặt địa lý, thời gian và chi phí đi lại.
1. Hội nghị trực tuyến là gì?
Hội nghị trực tuyến có tên tiếng Anh là Teleconference. Sử dụng những thiết bị công nghệ thông minh và sự hỗ trợ của Internet, người tham gia ở bất kì đâu trên thế giới đều có thể tham gia hội nghị. Bạn không cần phải tốn thời gian, chi phí để di chuyển một quãng đường xa mới có thể đến dự.
Số lượng người tham gia sẽ tùy vào nhu cầu và tính chất cuộc họp của bạn. Có thể là từ 3-5 người, hoặc 40-60 người và dĩ nhiên là cả hàng trăm người. Với chính phủ, hình thức này được áp dụng ngay từ trước nhằm kết nối nhiều cán bộ ở các địa phương khác nhau. Còn doanh nghiệp thì có thể hình thức này khá mới. Những cuộc hội thảo, họp tổng kết cuối năm thường được tổ chức offline. Nhưng trong tình huống hiện tại, tất cả doanh nghiệp đều đang chuyển hướng và dần quen các cuộc họp công ty online.
Xem thêm: Hybrid Activation-Bùng nổ sự kiện hỗn hợp năm 2021
2. Những trường hợp có thể áp dụng họp trực tuyến
Vậy khi nào nên dùng hội nghị trực tuyến? Hiện tại, nhu cầu các cuộc hội nghị thường niên rất quan trọng. Chúng quyết định trực tiếp đến hiệu quả và các chiến lược hoạt động trong tương lai của chính phủ hoặc doanh nghiệp. Nhưng lại có quá nhiều vấn đề khi tổ chức hội nghị có thể tập hợp đầy đủ được tất cả mọi người. Và lúc đó, một hội nghị trực tuyến là cần thiết. Các trường mà bạn có thể sử dụng giải pháp này như:
2.1. Tập trung số lượng lớn người là điều khó khăn
Doanh nghiệp thường yêu cầu sự có mặt đầy đủ nhân viên của mình trong các dịp quan trọng. Hội thảo, họp tổng kết cuối năm, họp định kỳ,… thật sự rất quan trọng. Tuy nhiên, hạn chế về dịch Covid đã khiến vấn đề này khó khăn. Họp công ty online đang là giải pháp được ưu tiên sử dụng trong tình huống hiện tại.
2.2. Những hạn chế về địa lý, thời gian và chi phí
Với chính phủ, các buổi hội nghị thường niên cần tập trung đầy đủ các cán bộ, cử tri. Hội nghị trực tuyến được áp dụng từ rất sớm. Sự tương tác đa chiều giúp cho mọi vấn đề trong cuộc họp được giải quyết dễ dàng hơn. Ngoài ra, còn được phát trực tiếp hội nghị trên các phương tiện truyền thông.
2.3. Tập huấn tin học cần sự tương tác của mọi người
Các buổi tập huấn, hội thảo,… của các doanh nghiệp nhằm đào tạo và trau dồi kỹ năng của của nhân viên mình hằng năm. Tuy nhiên, nếu thực hiện offline, mọi người tập hợp đủ với nhau lại gặp vấn đề.
2.4. Những cuộc họp thường xuyên nhưng số lượng người ít
Ngoài những buổi hội thảo, họp công ty cuối năm,… chúng ta còn những buổi họp thường xuyên. Đó có thể là với đối tác, với nhân viên ở chi nhánh của mình. Hình thức họp này thường có số lượng không nhiều, ở số lượng tầm vài người.
2.5. Những buổi hội thảo mang tính chất trực tuyến
Phát trực tiếp hội nghị là điều cần cho trường hợp này. Làm sao để có đưa đủ hình ảnh về số người tham gia, đủ nội dung đến công chúng. Và đó chính là vấn đề mà phát trực tiếp hội nghị sẽ giải quyết.
3. Những ưu điểm của hội nghị trực tuyến
Hội nghị trực tuyến mang đến rất nhiều ưu điểm cho cả doanh nghiệp hay chính phủ. Hình thức này không chỉ giải quyết cho vấn đề ảnh hưởng Covid hiện tại mà còn có tiềm năng phát triển lâu dài.
3.1. Tiết kiệm chi phí, thời gian và hạn chế về khoảng cách địa lý
Hình thức phát trực tuyến hội nghị hay họp công ty online sẽ được tổ chức nhanh chóng. Người tham gia không cần tốn thời gian, chi phí đi lại và sinh hoạt trong lúc tham dự. Người tổ chức không cần phải chuẩn bị một hội trường lớn, các chi phí phát sinh đi cùng.
3.2. Kéo gần khoảng cách giữa tất cả mọi người
Một buổi hội thảo online sẽ giúp tất cả mọi người có thể tham gia đầy đủ. Không phải gặp các vấn đề về thời gian hay khoảng cách địa lý mà không thể tham gia được.
3.2. Linh hoạt sắp xếp thời gian
Giảm bớt thời gian đi lại sẽ giúp chúng ta dễ dàng sắp xếp thời gian họp công ty online hơn. Đảm bảo số lượng người tham gia đầy đủ hơn.
3.3. Trao đổi thông tin kịp thời
Những cuộc họp công ty online tức thì hay cả tập huấn từ xa sẽ được diễn ra nhanh chóng. Bắt kịp được các vấn đề xảy ra, truyền tải thông tin và nhanh chóng tìm ra giải pháp.
4. Những điều cần lưu ý khi tổ chức hội nghị trực tuyến
Để tổ chức một cuộc hội nghị trực tuyến thành công bạn cần rất nhiều yếu tố khác nhau. Tuy hình thức này có rất nhiều ưu điểm, nhưng nếu không chuẩn bị kĩ sẽ không thể truyền tải được nội dung mình muốn. Các bước để tổ chức cuộc họp công ty online
4.1. Quyết định thời gian và địa điểm tổ chức chính.
Bước đầu tiên và rất quan trọng. Việc này sẽ giúp bạn biết được khi nào tổ chức và phải lên kế hoạch chuẩn bị từ khi nào. Địa điểm có những gì và cần chuẩn bị thêm các trang thiết bị gì.
4.2. Lên kế hoạch tổ chức cụ thể
Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn vạch ra những điều cần thực hiện. Với bước này, bạn có thể dự đoán được bất kỳ rủi ro nào có thể xảy ra, nên thực hiện thứ tự các công việc như thế nào.
4.3. Chuẩn bị các trang thiết bị
Micro, loa, màn hình, máy tính,….trang thiết bị cần cho một buổi hội nghị là rất cần thiết. Nó giúp chúng ta tương tác tốt hơn với người tham gia và hỗ trợ tích cực trong phát trực tiếp hội nghị.
Xem thêm: Dịch vụ livestream Fast Motion
5. Những giải pháp cho hội nghị trực tuyến
Ngày nay, nhu cầu họp trực tuyến ngày càng cao. Số lượng người tổ chức và tham gia và tổ chức nhiều. Vì vậy, có hàng loạt trang thiết bị, ứng dụng được ra đời. Sau đây, giới thiệu cho mọi người 3 hình thức chính cho hội nghị trực tuyến
5.1. Họp hội nghị trực tuyến bằng thiết bị truyền hình
Hình thức này không còn là gì quá lạ lẫm. Nó được áp dụng nhiều trong các buổi phát trực tiếp hội nghị của chính phủ. Với một màn hình của truyền hình, các trang thiết bị kèm theo là có thể tổ chức thành công với số lượng người tham gia lớn.
5.2. Họp công ty online qua ứng dụng, website
Zoom, meet,… đang được áp dụng rộng rãi trong giai đoạn hiện tại. Họp công ty cuối năm, hội thảo,… đều có thể sử dụng. Số lượng người tham gia lên đến vài trăm người, thoải mái tương tác dưới nhiều hình thức
Xem thêm: Hướng dẫn bắt đầu cho người dùng Zoom
5.3. Họp hội nghị nhỏ qua điện thoại
Hình thức này thích hợp với những cuộc họp tức thì, không cần quá nhiều người tham gia. Về cơ bản nó giống như một cuộc gọi truyền thống, nhưng tương tác và thao tác tốt hơn.
Hội nghị trực tuyến đang là giải pháp mới cho xu hướng thời đại. Khi những buổi hội thảo, họp tổng kết cuối năm, họp thường niên là cần thiết. Tuy nhiên, hạn chế do tình trạng hiện tại làm bạn không thể tổ chức. Phát trực tuyến hội nghị hay họp công ty online. Hãy suy nghĩ về nó để tìm ra cách giải quyết khó khăn cho mình nhé.
Nếu bạn cần sự hỗ trợ để tổ chức buổi hội nghị trực tuyến, bạn đang băn khoăn không biết tổ chức như thế nào. Fast Motion biết rằng bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề khi muốn tổ chức được dưới hình thức mới này. Và Fast Motion sẵn sàng giúp bạn giải quyết những khó khăn ấy. Hãy kết nối với chúng tôi nếu bạn muốn tổ chức hội nghị trực tuyến nhé.
CÁC BÀI VIẾT KHÁC
